Funciones de Word

Combinar correspondencia

Para aquellos que tienen que enviar cartas a invitados, o agradecer a los asistentes o si deseas crear las etiquetas de algún producto con un número de serie correlativo, es hoy el día para que dejes de hacer uno por uno aquel trabajo.
Word es el procesador de texto de la suite Office, y como todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son utilizadas (acá entra el principio de Pareto, de que 90% de los usuarios utilizan el 10% de las funciones), una de estas es la de Combinación de correspondencia.
Esta función consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios básicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian según el cliente.

En esta oportunidad les mostrare como utilizar esta función para enviar cartas, para esto necesitaremos lo siguiente:
1 Carta redactada en Word
1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access o Outlook
250 grs de tiempo para aprender.

El ejemplo consiste en él envió de una carta, ofreciendo los servicios de una empresa de redacción de documentos. Lo que haremos es que podamos personalizar la carta con los datos de los destinatarios.
Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que utilizaremos, en este caso, serán solo: Nombre, Dirección, Empresa, Profesión. Tal como lo muestra la siguiente imagen

Les recomiendo que tengan claro donde tengan guardado el archivo Excel, ahora vamos al Word y como combinamos la BD con la carta.
Vamos a:

1: Combinación de Correspondencia
2: Iniciar combinación de correspondencia
     – Seleccionamos asistente de correspondencia
3: Comenzamos con el asistente de correspondencia
    – Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente
    – Utilizar el documento actual y siguiente
    – En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos al presionar sobre EXAMINAR (que está en el cuadrado azul). acá es donde buscamos nuestro archivo Excel.

Después al seleccionar el archivo (este caso el Excel) saldrá una ventana como esta

En la cual ponen aceptar si los datos están en la hoja 1, sino, seleccionan la que corresponda. Posteriormente aparece una donde puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no a todos.

Después ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita, procedemos a la asignación de los campos, como campos entenderemos que se refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.

Personalmente prefiero asignar manualmente los campos, para esto presionamos en “Más Elementos”, arrogando una ventana que muestra los campos para asignar,  lo cuales puedes poner en el documento al posicionarte sobre el campo y luego INSERTAR.  No te preocupes si el campo no está donde debiese en el documento, lo puedes mover con un simple cortar y pegar o haber dejado indicado el lugar en el cual quieres colocar el campo.

Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma <<Nombre>>, es solo el nombre del campo. quedando de esta forma en el documento.

Para ver los resultados de la combinación, debes ir a la pestaña de Word de correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver cómo cambia con los controles

Y eso es todo, fácil, no es complicado, es solo de saber de qué trata la herramienta y un poco de paciencia. Ahora, las opciones para enviar el documento son 3, en el botón que dice “Finalizar y Combinar” puedes escoger entre
1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los datos correspondientes al número de registro que tengas en el cuadro de control
2. Imprimir: No creo que necesite explicación, ahora, si tienes instalado el DOPDF puedes exportarlos al formato Pdf.
3. Enviar por Correo: en esta, debes escribir la dirección del destinatario. Sé que parece mucho trabajo escribir uno por uno los email de todos los destinatarios, sin embargo existe la posibilidad de combinar con Outlook, pero eso lo dejaremos para más adelante debido a que aún no necesito usar el cliente de email por lo cual no lo he puesto en práctica. Así que los invito a que prueben y si pueden dar los paso para aquello, se los agradecería.



Insertar un salto de página
Word inserta automáticamente un salto de página al llegar al final de una página.
Si desea colocar un salto de página en otro lugar, puede insertar un salto de página manual. También puede configurar reglas para que Word coloque los saltos de página automáticos en los lugares que desee. Esto resulta especialmente útil cuando se trabaja con documentos largos.
Insertar un salto de página manual
1. Haga clic donde desee empezar la página nueva.
2. En el grupo Páginas de la ficha Insertar, haga clic en Salto de página.

Controlar dónde debe colocar Word los saltos de página automáticos
Si se insertan saltos de página manuales en documentos que constan de varias páginas, es posible que sea necesario cambiar dichos saltos a medida que se vaya modificando el documento. Para evitar la dificultad de cambiar manualmente los saltos de página, puede configurar opciones para controlar dónde debe colocar Word los saltos de página automáticos.



Insertar ecuaciones matemáticas, formulas
Permite insertar ecuaciones matemáticas y funciones en un documento, para ello:
• Coloca el cursor en la parte del documento donde quieras insertar la ecuación matemática
• Haz clic en el menú "Insertar", luego en el botón "Ecuación"
• Selecciona una de las formulas predefinidas, o haz clic en "Insertar nueva ecuación" para introducir una propia.

Funciones de Excel

CONCATENAR (función CONCATENAR)

En este artículo, se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la función CONCATENAR en Microsoft Excel.

Descripción

La función CONCATENAR une hasta 255 cadenas de texto en una sola. Los elementos que se unirán pueden ser texto, números, referencias de celda o una combinación de estos elementos. Por ejemplo, si la hoja de cálculo contiene el nombre de una persona en la celda A1 y el apellido en la celda B1, ambos valores se pueden combinar en otra celda mediante la fórmula siguiente:

=CONCATENAR (A1;" "; B1)

El segundo argumento del ejemplo (" ") es un carácter de espacio. Todos los caracteres de espacio o puntuación que desee que aparezcan en el argumento, debe especificarlos como un argumento entre comillas.

Sintaxis

CONCATENAR (texto1; [texto2] ;...)

La sintaxis de la función CONCATENAR tiene los siguientes argumentos:

• Texto1    Obligatorio. El primer elemento de texto que se concatenará.
• Texto2;...    Opcional. Elementos de texto adicionales, hasta un máximo de 255 elementos. Deben estar separados con punto y coma.

 NOTA   También puede usar el operador de cálculo símbolo de "y" comercial (&) en lugar de la función CONCATENAR para unir elementos de texto. Por ejemplo,=A1 & B1 devuelve el mismo valor que=CONCATENAR (A1, B1)

Ejemplo

Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y cópielos en la celda A1 de una nueva hoja de cálculo de Excel. Para que las fórmulas muestren resultados, selecciónelas, presione F2 y después presione Entrar. Si lo necesita, puede ajustar los anchos de columna para ver todos los datos.

DATOS
especies	Antonio	Bermejo
trucha de arroyo	Cuarta	Pino
3
Fórmula	Descripción	Resultado
=CONCATENAR("La densidad de población de la ";A3;" ";A2;" es ";A4;"/kilómetro")	Crea una frase concatenando los datos de la columna A con otro texto.	La densidad de población de la especie trucha de río es 32/kilómetro.
=CONCATENAR(B2; " "; C2)	Concatena la cadena contenida en la celda B2, un carácter de espacio y el valor de la celda C2.	Antonio Bermejo
=CONCATENAR(C2; ", "; B2)	Concatena la cadena contenida en la celda C2, una cadena formada por una coma y un carácter de espacio, y el valor de la celda B2.	Bermejo, Antonio
=CONCATENAR(B3; " y "; C3)	Concatena la cadena contenida en la celda B3, una cadena formada por un espacio, el carácter "y", otro espacio y el valor de la celda C3.	Cuarta y Pino
=B3 & " y " & C3	Concatena los mismos elementos que en el ejemplo anterior, pero usa el signo de "y" comercial (&) como operador de cálculo en vez de la función CONCATENAR.	Cuarta y Pino

BUSCARV (función BUSCARV)

Este artículo describe la sintaxis de la fórmula y el uso de la función BUSCARV en Microsoft Excel.

Descripción

Puede usar la función BUSCARV para buscar la primera columna de un rango de celdas y devolver un valor de cualquier celda de la misma fila del rango. Por ejemplo, si tiene una lista de empleados contenida en el rango A2:C10, los números de identificación de los empleados se almacenan en la primera columna del rango, como muestra la siguiente ilustración.

Si conoce el número de identificación del empleado, puede usar la función BUSCARV para devolver el departamento o el nombre de dicho empleado. Para obtener el nombre del empleado número 38, puede usar la fórmula =BUSCARV (38, A2:C10, 3, FALSO). Esta fórmula busca el valor 38 en la primera columna del rango A2:C10 y después devuelve el valor contenido en la tercera columna del rango y en la misma fila que el valor buscado ("Juan Carlos Rivas").

La V de BUSCARV significa vertical. Use BUSCARV en lugar de BUSCARH si los valores de comparación se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar.

Sintaxis

BUSCARV (valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, [ordenado])

La sintaxis de la función BUSCARV tiene los siguientes argumentos:

• Valor_buscado    Obligatorio. Es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla o rango. El argumento valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si el valor que proporcione para el argumentovalor_buscado es inferior al menor valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en,BUSCARV devuelve al valor de error #N/A.
• Matriz_buscar_en    Obligatorio. Es el rango de celdas que contiene los datos. Puede usar una referencia a un rango (por ejemplo, A2:D8) o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_enson los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes.
• Indicador_columnas    Obligatorio. Es un número de columna del argumento matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente.

Si el argumento indicador_columnas es:

• Inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #¡VALOR!.
• Superior al número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error # ¡REF!

• Ordenado    Opcional. Es un valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada:
• Si omite ordenado o es VERDADERO, devolverá una coincidencia exacta o aproximada. Si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado.

 IMPORTANTE   Si omite ordenado o es VERDADERO, los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben aparecer en orden ascendente; en caso contrario, es posible que BUSCARV no devuelva el valor correcto.

Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en.

• Si el argumento ordenado es FALSO, BUSCARV solo buscará una coincidencia exacta. Si hay dos o más valores en la primera columna de matriz_buscar_en que coinciden con el argumento valor_buscado, se usará el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A.

Función AÑO

Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como número entero comprendido entre 1900 y 9999.

Sintaxis

AÑO (núm_de_serie)

Núm_de_serie     es la fecha del año que se desea buscar. Las fechas deben especificarse utilizando la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA (2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.

Observaciones

Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan utilizar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque es 39.448 días posterior al 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente.

Los valores que devuelven las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores gregorianos independientemente del formato de presentación del valor de fecha suministrado. Por ejemplo, si el formato de presentación de la fecha suministrada es Hijri, los valores devueltos para las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores asociados con la fecha gregoriana equivalente.

Ejemplo

El ejemplo será más fácil de entender si lo copia a una hoja de cálculo en blanco.

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A Fecha 7/5/2008 7/5/10 Fórmula Descripción (resultado) =AÑO(A2) Año de la primera fecha (2008) =AÑO(A3) Año de la segunda fecha (2010)